当マンションの会計期間は、２月から翌年１月ですので、管理組合総会は期末の２ヶ月以内ということで、通常３月の中頃に開催しています。
ですので、今年は３月20日に第42期の定期総会が開かれ、第一号議案は、前期の事業報告及び収支決算ということになります。
ところが、この決算が、何と２年連続で間違っているんです。
- 会計方式は、複式簿記による発生主義をとっているのに現金主義で記帳しようとする
- 理事会や監事の承認を形式的なものだと考えている
- 昨年の決算は繰越金にデタラメな数字が入っていた
- 共用部分の変更を理事会の決定で行えると思っている
管理組合の会計業務は管理会社に委託していますので、当然管理会社のミス（または無知）が原因なんですが、何度指摘しても間違っているという意識がないんです。
今回の総会での決算の場合は、何とも初歩的なんですが、
管理費会計には、積立金会計へ○○○円振替と記載しながら、積立金会計には振替の記載がない
正しくは（今回の場合は）振り替えること自体にも問題はあるのですが、それを置いておいても、この件を指摘すると、なぜ記載がないかを説明しようとするのです。これは説明できるミスではなく、そもそも記載されていないことが問題であり、にも関わらず貸借対照表の数字が合っている（無理矢理合わせてある）のです。
会計方式は、複式簿記による発生主義をとっているのに現金主義で記帳しようとする
で、どういう説明をするかといいますと、「実は通帳に入っていまして…」などとわけの分からないことを言います。通帳に入っていて、正しく記帳されていればミスなど起きないのですが、それを「ここには書いていないのですが」的説明を真顔でするのです。
要は現金主義で考えているからだと思いますが、たとえば、今回のケースではありませんが分かりやすい例として、火災保険を、200万円／５年で契約したとします。そうしますと、一年の火災保険料は 40万円を計上し、160万円は前払いとしておくのが正しいのですが、200万円全てを、ある一年の費用としてしまうといった具合です。
その管理会社には、簿記２級の資格を持っているものがいるというのですが、これってどうなんでしょう？
理事会や監事の承認を形式的なものだと考えている
当然、決算書は、理事会の承認を得て、監事の監査を経て、組合員に報告されるものですが、今回の場合、総会前の理事会で役員に報告後、管理会社の独断で決算書を変更し、総会の議案として組合員に配布しているのです。
議案書には、「管理事務報告書」や「会計監査報告書」が添付されて役員の押印もあるのですが、日付は理事会に報告した時点のものです。
こうした件について議論しようにも、もう端から話がかみ合わないのです。どう考えたらいいんでしょう？
昨年の決算は繰越金にデタラメな数字が入っていた
もう書くのも嫌になるようなことばかりですが、昨年の当初の決算書は、前期からの繰越金、管理費会計と修繕積立金会計の２つがあるのですが、そのどちらも前期決算の繰越金とその期の期首の金額が違うのです。
そんなこと、普通おきます？？
言葉もない事例ですが、その後すったもんだのあげく、繰越金の間違いは訂正したものの、当時の役員に「この方が分かりやすいでしょ」と現金主義の収支決算書と発生主義の貸借対照表のごちゃ混ぜのような決算書を承認させ、10月に臨時総会を開いて、決算報告を承認させているという有様です。
この決算自体、管理規約に反しており無効（だと思う）ですので、そのこともあって、今回理事長に立候補したということになります。
こんな管理会社でこれまで42年どうやってきたの？ということなんですが、会計に関しては、それまで担当していた方がやめたということから起きているわけです。
ただ、これは問題が表面化したというだけのことで、他にもいろいろありまして、その例として、今回こんなことがありました。
共用部分の変更を理事会の決定で行えると思っている
ある所有者の方が、専有部分の改修に際し、共用部分を変更することにもなるので、管理会社に相談したらしいのですが、管理会社は「理事会で承認されればOK」と答えたらしいのです。
で、理事会は OK を出して、所有者の方は工事を発注までしたのですが、たまたま私が工事案内の掲示を見て、所有者の方に、共用部分の（大きな）変更は総会の決議事項であること、またその所有者の方が希望されている改修は、過去総会で議決された決まりに反していることを伝え、一旦中止し、その旨役員の方と話してくださいとお願いしたわけです。
管理会社のいい加減さが、その所有者の方にも迷惑をかけているわけで、本当にどうしたらいいんでしょう？
まあ正直、内心はそんな簡単な気分ではないのですが、まあどうなるのか、やっていくしかないです。
本当にマンションを所有するってのは大変ですよ。